プロジェクトマネージャーは業務時間の約90%をコミュニケーションに費やすと言われています。情報共有の遅れや誤解は、納期遅延や品質低下の原因になります。プロジェクト管理におけるコミュニケーションの実務的なノウハウを見ていきましょう。
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コミュニケーション計画・マネジメントとは
プロジェクト管理の国際標準（PMBOKなど）においても、「コミュニケーション計画・マネジメント」は重要な知識エリアの一つです。
その定義は「情報や知識を適切に共有するために実施される計画的行為」。
つまり、単に会話やチャットをするのではなく、必要な人に必要な情報を、必要なタイミングと形式で届ける仕組みづくりです。
計画段階では、以下の要素を明確にします。
- 誰に（対象者・ステークホルダー）
- 何を（情報の種類）
- いつ（タイミング・頻度）
- どのように（手段・フォーマット）
これにより、情報の行き違いや遅延を防ぎ、チーム全体の意思統一を図ります。
実務で意識すべきコミュニケーションのポイント
1. ゴールと目的を最初に伝える
タスクを割り振る際、まずは「目的」や「ゴール」を明確に伝えます。
目的を共有しないまま細かい作業だけを伝えると、メンバーは「断片的な作業の集合」としてしかタスクを認識できず、全体の意義を見失いがちです。
例えば、
「この資料作成は、クライアントの意思決定会議で提案内容を採択してもらうための材料です」
とゴールを提示すれば、細部の判断や優先順位付けをメンバー自身が行いやすくなり、自律的な行動につながります。
2. 明確に伝えるべきことは、あいまいにしない
タスク内容や期限、成果物の形式などは明確に伝えます。
あいまいな指示は、受け手が都合よく解釈してしまい、結果的に漏れやズレ（いわゆる「ポテンヒット」）が発生する原因になります。
例えば、
- 「できるだけ早めに」ではなく「○日○時までに」
- 「適当にまとめて」ではなく「A4一枚に箇条書きで」
といった具合に、具体的な条件や形式を明文化しましょう。
3. 質問はクローズドクエスチョンで
質問を投げかける際は、YES／NOで答えられるクローズドクエスチョンを意識します。
例えば、
- 「このタスクは完了しましたか？」（YES/NO）
- 「この作業は明日までに対応可能ですか？」（YES/NO）
一方、5W2H形式のオープンクエスチョン（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように、どのくらい）は、回答者側に負荷がかかりやすく、特に多忙な現場では応答が遅れる原因にもなります。
もちろん、詳細な情報が必要な場合はオープン形式も有効ですが、日常の進捗確認や判断の場ではクローズド形式が効率的です。
チームメンバーの状態把握とタスク配分のバランス
コミュニケーションは、単なる情報伝達だけでなく、メンバーの心身状態を把握する機会でもあります。
特にタスクの過多や不足は、メンタル面に大きな影響を与えることがあります。
- タスク過多：過剰な業務負担により体調不良やメンタル不調を引き起こす
- タスク不足：「必要とされていないのでは」という疎外感からモチベーション低下
プロジェクトには波があります。案件が立て込む時期もあれば、急に案件が減る時期もあります。これは以下のような外的要因によって左右されます。
- クライアントの予算状況
- 障害やトラブルによる新規案件の調整
- チーム育成方針（若手重視や中堅への負荷軽減など）
こうした波は、個人の能力や努力とは無関係に発生します。極端な例として、普段は忙しくプレイヤーとして活躍している上司であっても、育休前や案件切れの時期には「暇すぎる」と嘆くこともあるのです。
外的要因によるタスク濃淡との向き合い方
若手メンバーは「頼みやすく、断らない」性格ゆえに雑務や急ぎの案件が集中しやすく、結果的に業務過多になってしまうケースもあります。
一方で、案件やタスクの波は自分でコントロールできない領域であるため、必要以上に一喜一憂しないことが重要です。
結論として、
タスク量の変動は外的要因による部分が大きい。だからこそ、自分がコントロールできる「スキルの向上」や「専門性の深化」に時間を使うべき
という教訓が得られます。
まとめ：計画と実務をつなぐコミュニケーション
プロジェクト管理のフレームワークに基づく「コミュニケーション計画」は、現場の実務ノウハウと組み合わせることでより効果を発揮します。
- ゴールと目的を明示する
- 明確な指示で誤解を防ぐ
- クローズドクエスチョンで効率的に確認する
- メンバーの状態やタスク配分の波を把握する
これらを実践することで、チームの生産性とメンバーのモチベーションを両立させることができます。